会社での保管必要な書類を貸倉庫で保管するメリット

業種にもよりますが、会社では決算や税務処理上必要な書類や、各種の契約書類や顧客情報等、一定期間保管が必要な書類は少なくありません。
現在進行中の案件に関連する書類は事務所のキャビネットに並べて保管し、いつでも必要な時に取り出して利用できる様にして置くのが当然ですが。
前年度やそれ以前の書類で、普段は使う事はないけれど、法律や社内規程で一定期間保管しておく必要のある種類は、置き場に困ります。
必要な時には取り出しやすい様に、梱包しているファイル名を記載して、段ボールに詰めて保管するケースが一般的でしょう。
しかし、ビジネス街の事務所はスペースコストが高く、そんな事務所内に段ボールを積み重ねて保管するのは非常に無駄ですし、事務所の雰囲気上も好ましくありません。
そこで私の会社では車で20分ほど離れた所に、貸倉庫を借りてそこに保管しています。6畳ほどの空間ですが、3面に棚を設置し、書類ファイルの入った段ボールを並べて保管しています。
僅かなスペースですが、事務所内に段ボールを積み上げる事無くスッキリとした環境を維持でき、しかも必要な時にはそれほど時間を掛けずに取り出す事が出来、貸倉庫に書類保管するメリットは想像以上で、借りて良かったと思っています。